Цифрові документи: легітимні та надійні

Електронні або ж цифрові документи – окрема форма документів, що існує в Україні на рівні з паперовими з 2003 року. Їхнє використання регулюється законами про електронні документи та електронний документообіг, про електронний підпис, про електронні довірчі послуги. Легітимність е-документу така ж, як і в паперового, якщо він був оформлений із дотримання всіх правил.

Але варто детальніше розібратися, що собою являє електронний документ? Це файл, інформація в якому закодована у вигляді електронних даних і яка має обов'язкові реквізити: кваліфікований електронний підпис (КЕП) та мітку часу. Створення е-документа обов'язково закінчується накладанням одного або декількох КЕП. А в момент підписання до нього додається мітка часу.

Цифровий документ, оформлений згідно з вимогами законодавства, дозволяє ідентифікувати підписантів, однозначно стверджувати, чи був він змінений після підписання та вказує час підписання (накладання КЕП) кожною зі сторін. Перевірити цілісність документа можна у будь-який момент за допомогою онлайн-сервісів на сайтах міністерства юстиції України та Центрального засвідчувального органу.

Як все починалося?

Широке застосування цифрових документів почалося з ініціативи Державної фіскальної служби (ДФС). У 2012 році ДФС почали приймати податкові накладні та звітність в електронному вигляді, а згодом зовсім відмовилися від паперових версій по всій країні. Наслідуючи приклад податківців, інші державні установи, такі як Держстат, Пенсійний фонд, Фонд соціального страхування, також перейшли на електронний документообіг. У 2019 році Міністерство інфраструктури погодило використання електронної товарно-транспортної накладної. Це дозволило зменшити адміннавантаження в логістичній галузі. Такі події змусили всіх українських бухгалтерів визнати е-документи та отримати КЕП для свого підприємства. 

Технології у поміч

Зрозуміло, що для роботи з цифровими документами знадобиться спеціальний сервіс, який допоможе створити, підписати та надіслати їх партнеру. Таких сервісів стає все більше. Найпопулярнішими є хмарні, через які можна миттєво завантажити, підписати та надіслати документ. Для роботи з е-документами також важливо вчасно отримати КЕП. Він може бути виданий як підприємству, так і фізичній особі. Отримати КЕП для свого підприємства або ФОП можна безкоштовно в ДФС чи замовити в комерційному акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Їхній представник приїде в зручне для вас місце, проведе ідентифікацію особи й видасть КЕП. Особливо комфортний сервіс видачі ключів має державний ПриватБанк, клієнти якого можуть отримати свій електронний підпис будь-де за хвилину, використовуючи онлайн-сервіс «Приват24». 

Технології постійно вдосконалюють роботу з цифровими документами. З 2018 року українцям доступний Mobile ID – спеціалізований сервіс від мобільних операторів, що записує КЕП на вашу SIM-карту та дозволяє підписати документ, навіть якщо у вас немає доступу до комп'ютера та мережі інтернет.

Економія, екологія та оптимізація

Чому електронні документи стають такими популярними, а їхня кількість зростає щодня? 

По-перше, це колосальна економія. Вартість паперового документа становить від 3−4 грн (якщо ці документи ви принесли контрагенту на підпис і витратили кошти тільки на папір, друк та амортизацію офісної техніки) до 70−80 грн (якщо ваші документи доставляє кур'єр). Ціна електронного документа – від 1 грн., а за певних умов навіть менше. 

По-друге, екологія. Замінюючи паперові документи на електронні, ми зберігаємо природні ресурси. Адже для виробництва однієї тонни паперу вирубується щонайменше 17 дерев, витрачається 26 тисяч літрів води, 4000 кВт електроенергії і 240 літрів пального. По-третє, оптимізація ресурсів співробітників. Вгадайте, скільки документів можна роздрукувати, підписати, поставити печатку й скласти в конверт за годину? Середня цифра – десь 50. А електронних документів можна підписати й надіслати за 30 хвилин – 100 000.

І ще один важливий аргумент. Поки 30% працездатного населення займатимуться роздрукуванням, підписуванням і перекладанням папірців з місця на місце, ми будемо неспроможними платити співробітникам ринкові зарплати. У результаті люди їхатимуть на роботу в сусідні країни, а Україна й надалі опускатиметься в рейтингу цифрової конкурентоспроможності. 

Матеріал підготований у межах спецпроєкту ADASTRA DIGITAL.

Авторка – Оксана Ферчук, керівниця бізнес-напряму компанії EVO (сервіси Zakupki, Prom.ua, «Вчасно»)